דברים שכדאי לבדוק לפני שסוגרים עם אולם אירועים

כדי לוודא שתחגגו את האירוע שלכם במקום שיתאים לדרישות שלכם כדאי מאד לשאול כמה שאלות לפני שסוגרים עם אולם אירועים. אנו מאמינים כי רק ספק שיענה על השאלות לשביעות רצונכם הוא ספק שמתאים לכם. ריכזנו עבורכם כמה שאלות מפתח שיעזרו לכם לעשות קצת סדר בבלאגן ולהעלות כמה נקודות שיבחינו בין ההצעות השונות שתקבלו…

נתחיל באחת השאלות הכי חשובות -

האם יש רישיון עסק?

ללא רישיון עסק אתם מסכנים את האירוע שלכם. אל תזלזלו בעניין ה"פעוט" הזה.

האם לאולם האירועים יש תעודת כשרות? (הכרחי לחתונה דרך הרבנות)

רישיונות ואישורים נוספים שמומלץ לוודא שיש לאולם:

ביטוח צד ג'

רשיון תברואה

אישור מהמשטרה

אישור ממכבי אש

מפגעים סביבתיים:

כדאי לא רק לשאול את עובדי אולם האירועים אלא גם להסתכל (ולהריח) מסביב ולוודא שאין מפגעים סביבתיים כמו מנחת מטוסים קרוב (לא נעים בזמן החופה), צומת מאד סואן, לול או רפת קרובים, ביוב פתוח וכו' דברים כאלו קיימים במספר מקומות והורסים את החוויה למוזמנים ולבעלי השימחה.

חניה:
האם יש מספיק מקומות חניה? האם יש גישה נוחה לנכים ולמי שמתקשה ללכת?

האם הגישה נוחה?
כדאי לשים לב אם יש דרך עפר או דרך בעייתית שעלולה להפריע למוזמנים להגיע נקיים לאירוע…
האם יהיו שומרים ואנשים שמכוונים את החונים במקרה הצורך?

מזג אויר:

• הכנה למזג אויר משתנה – מה קורה במידה והאירוע שלכם "נופל" על יום חמסין או יום גשום?
  הוספת והסרת קירוי- או להוסיף קירוי ביום האירוע.
• סוג מיזוג האויר-
  האם ציוד מיזוג האויר מספיק?
  לימים חמים: איזה סוג קירור יש במקום? הצללה, אוירור, מיזוג?
  לימים קרים: פטריות חימום, תנורים, איזה סוג?

שמירה מתנות וצ'קים:

לוודא שיש כספת רצינית לצ'קים ועגלה למתנות במיקום נוח לגישה לאורחים אבל לא נוח לגנב פוטנציאלי.
טיפ חשוב – כדאי מאד לשנות את הקוד שאתם מקבלים לכספת… תזכרו שלא תמיד יהיה מישהו צמוד לכספת כל זמן האירוע.

אירועים שנערכים במקביל-

האם ישנם אירועים שנערכים במקביל לאירוע שלכם? 
איזו הפרדה יש? לשים לב גם לשילוט הכוונה ברור וגם לאקוסטיקה.

עיצוב האירוע-

מה כולל העיצוב הבסיסי?

במידה ואתם מעוניינים בכך – וודאו שיש לכם שליטה על איך נראה העיצוב. מה ניתן לשנות ללא תוספת מחיר?

האם יש ריהוט אלטרנטיבי – הכוונה לפינות ישיבה עם כריות, ספסלים נמוכים, זולה?

האם ניתן להביא אביזרי עיצוב מבחוץ לרבות חופה? לעיתים מספר אביזרים מיוחדים יעשו את ההבדל.

כסף, כסף, כסף-

חשוב מאד להיות מדוייקים בסעיף הזה. זכרו שכאן יש משנה תוקף לניהול נכון של משא ומתן.

מהו מחיר הבסיס למנה? מה הוא כולל מעבר למנה שולחן וכסא?

כמה מקדמה תשלמו? כמה משלמים ביום האירוע וכמה אחרי?

למה מצמידים את המחיר שנקבע?

כיצב נערכת ההתחשבנות על מספר המנות (לרבות הרזרבה)?

דמי ביטול. מהם הזמנים ומהן מדרגות ה"קנס"?

עוד כל מיני "קטנות" שמומלץ לוודא שהן קיימות:

גנרטור חרום לגיבוי במקרה של הפסקת חשמל

גישה ושירותים לנכים

מנקה (בשירותים, ל"תאונות") לאורך כל האירוע

וודאו שלא קיימת הגבלת זמן לאירוע, למוזיקה ולגובה המוזיקה. כדאי לוודא לא רק עם האולם אלא גם עם הספקים, ובמקרה זה חשוב מאד לתאם ציפיות עם הדיג'יי.

מספר הכסאות מול החופה. שיהיו מספיק מקומות כדי שכל מי שצריך לשבת יוכל לשבת.

כדאי מאד לוודא שהצוות לא יתחיל "לארוז" ו"לקפל" כשישנם עדיין אורחים, גם אם מדובר בקבוצה של "רק" 20 חברים טובים שלכם שעדיין רוקדים כמו משוגעים…

אלו הדברים בגדול…. שיהיה לכם אירוע מוצלח במקום מוצלח!

יש לכם הערות או הצעות? חושבים שצריך להוסיף משהו לרשימה?

צרו איתנו קשר בטופס יצירת הקשר בצד שמאל ונשמח לשפר ולעדכן מסמך זה כדי שישמש טוב יותר אנשים נוספים.